10 factoren die je zou moeten overwegen bij het selecteren van een vergaderlocatie

Locatie en bereikbaarheid

Het oude gezegde, locatie, locatie en locatie geldt nog steeds. Als de locatie niet handig is (in de buurt van het openbaar vervoer of waar deelnemers werken), zijn deelname en aanwezigheid laag.

Capaciteit van de vergaderruimte Bij het selecteren van een locatie of ruimte voor jouw volgende evenement, doet de grootte er wel degelijk toe. Maar er is 1 regel die steeds geldt: de locatie moet afgestemd zijn op het aantal deelnemers. Een te kleine ruimte geeft je een benauwend en oncomfortabel gevoel. Een te grote ruimte haalt de teamsfeer en gezelligheid onderuit. De sweet spot, die moet je vinden.

Stroom en layout van de ruimte Hoe zijn de zichtlijnen? Is er voldoende ruimte voor sociale interactie en netwerken? Is het gemakkelijk om je weg te vinden en niet vast te raken in doodlopende wegen en gangen die nergens heen leiden? Dit zijn maar een paar dingen waar de eventplanners op letten.

Kwaliteit en geschiktheid van Audio en Visuele apparatuur Wanneer een CEO of grote spreker zijn presentatie geeft, is een algemene storing, een defecte microfoon of slecht werkend internet het laatste waarop je zit te wachten. Eventplanners willen state- of-the-art apparatuur die gemakkelijk te gebruiken en betrouwbaar is.

Ruimte Flexibiliteit Vergaderruimten moeten in verschillende configuraties kunnen buigen. Dit is vooral zo omdat steeds meer vergaderingen nu break-out-sessies hebben.

Decor Tijden veranderen en ook smaak. Aangezien 3-4 generaties vaak dezelfde vergadering bijwonen, voelen eventplanners de noodzaak om rekening te houden met meerdere smaakfactoren. Maar waar alle eventplanners achter kunnen staan, is de behoefte aan een ruimte die schoon en adequaat is ingericht.

Intelligent personeel, van verkoop tot service De grootste irritatie van een eventplanner is omgaan met niet-reagerend, "niet-bereikbaar" personeel. Competent, emotioneel intelligent verkoop- en servicepersoneel zijn altijd belangrijke beslissingsfactoren voor eventplanners.

Prijsflexibiliteit Je zou denken dat een all-inclusive pakketprijsstelling de voorkeur zou hebben voor eventplanners. Maar niets is minder waar. Ook hier geldt: hoe flexibeler, hoe beter.

Kwaliteit van voedsel Voor de hedendaagse foodie-generatie is voedsel van hoge kwaliteit met gezonde touch een must op conferenties en bedrijfsbijeenkomsten.

Deelnemerservaring Zullen onze gasten tevreden zijn en zullen ze een andere vergadering bijwonen? Dit zijn belangrijke vragen die eventplanners zich zeker stellen.