15 tips voor een geslaagde vergadering

Wellicht klinkt dat evident.  Het is echt niet nodig dat elke keer het hele bedrijf of afdeling aanwezig is bij een meeting. Als men betrokken is en belang heeft bij het grootste deel van de onderwerpen van een vergadering, stuur ze dan een uitnodiging. Anders is het niet alleen zonde van de tijd, maar kan het ook voor een hoop irritatie zorgen, aangezien de deelnemer weinig tot geen interesse in de agenda heeft.

Veel vergaderingen worden routinematig ingepland maar zijn eigenlijk overbodig. Zonde van de tijd en het geld dat dit kost! Vergader dus alleen als het echt nodig is. Voor alle overige interacties tussen teamleden creëer je een digitaal platform waar het team met elkaar kan communiceren buiten de vergaderingen om. Veel zaken kunnen op deze manier worden afgehandeld.

Een goede voorbereiding is het halve werk. Deel relevante informatie op tijd, spreek stakeholders vooraf en lees alle vergaderstukken zodat je goed voorbereid bent om te vergaderen. Discussies duren dan minder lang zodat je gemakkelijker besluiten neemt en de vergadering op tijd klaar zal zijn.

Een goede agenda is essentieel om effectief te vergaderen. Een agenda geeft structuur waar alle deelnemers op terug kunnen vallen. Het maken van een goede agenda is overigens een vak apart. Belangrijk is dat deelnemers ruim van te voren hun agendapunten aanleveren zodat hiermee een agenda gemaakt kan worden die goed op elkaar aansluit en waar voldoende tijd gereserveerd is voor ieder agendapunt.

Een goede agenda is de basis van timemanagement tijdens een geslaagde vergadering. Timemanagement is niet alleen de taak van de voorzitter, maar van alle andere deelnemers. Zo zorg je er samen voor dat je on-topic blijft en niet langer bezig bent dan strikt noodzakelijk is. Begin de vergadering dan ook altijd op tijd. Doe je dit niet dan geef je hiermee een signaal af dat je timemanagement niet al te serieus neemt. Je geeft deelnemers bovendien het excuus om te laat te komen: “We beginnen toch altijd 15 minuten later?”

Daily scrum eerst. Om negen uur als men om half negen begint. Wekelijkse update? Tussen twee en drie, bij voorkeur op dinsdagen of woensdagen. Niemand komt overigens op tijd voor een vergadering, vooral wanneer deze een minuut na lunchtijd wordt georganiseerd, laat staan dat – op een enkeling na – men de kop erbij kan houden rond een uur of drie. 

In een sociale setting tasten mensen feilloos af wat de situatie is, wat geoorloofd is en wat de sfeer is. Meteen bij de start van een meeting is het daarom belangrijk om je intentie neer te zetten: gaat het een enerverende meeting worden, inspirerend, zwaar-maar-noodzakelijk of gaat het een ontdekkingstocht worden. En voor die intentie heb je 30 seconden, misschien een minuut. Bijsturen is daarna erg moeilijk. In de eerste minuut zet je de sfeer voor de rest van de vergadering.

Transparantie, nieuwsgierigheid, accountability, compassie, weloverwogen en onderbouwde keuzes zijn de waarden waar ieder team en iedere vergadering wat aan heeft. Goede gemeenschappelijke waarden zijn essentieel voor effectieve teams en voor een geslaagde vergadering.

Besluiten zijn op verschillende manieren te nemen, van unaniem tot autocratisch. De manier waarop heeft direct invloed op de tijd die nodig is om tot een besluit te komen, maar ook voor het draagvlak van dat besluit binnen het team.  Kies dus een manier om besluiten te nemen die bij jouw team en organisatie past. Doe je dit niet dan zal dit veel tijd kosten én veel ergernis opleveren.

Notuleer niet meer dan strikt noodzakelijk is. Notulen die te lang zijn worden vaak niet of onvoldoende gelezen. Veel organisaties kunnen goed vooruit met alleen een besluit – en actiepuntenlijst. Maak deze ook wel SMART, dat voorkomt veel onduidelijkheid.

Communicatie is 2-weg verkeer. Zolang alleen jij aan het zenden bent (of alleen maar ontvangt) is er geen echt overleg. Te veel aan het woord zijn is niet goed, dan overheers je de vergadering, maar als je alleen maar luistert ontneem je een ander de kans om jouw mening en visie te horen. En deze is net zo belangrijk als die van een ander.

Nog een ergernis bij veel vergaderingen is de rondvraag. De rondvraag wordt vaak misbruikt om extra (niet ingediende) agendapunten toch te laten behandelen of om zaken te bespreken die niet in de vergadering thuis horen. Je kunt dit voorkomen door de rondvraag ook echt een rondvraag te laten zijn en deze kort en krachtig te houden.

Veel mensen vinden het fijn om uitgedaagd te worden. Als er iets is wat beter kan met een bepaalde klant en/of project. Trek dan een aantal minuten uit om met elkaar naar een oplossing en verbetering te zoeken.

Als je papierloos vergadert, heb je alle informatie altijd bij je. Geen excuses meer over een printje dat niet meegenomen is of het vorige vergaderverslag dat niet ontvangen is per mail. Alle up-to-date informatie met betrekking tot de vergadering staat voor iedereen overzichtelijk op de tablet of laptop. Dit scheelt dus een hoop ergernis tijdens de vergadering.

De plek waar mensen vergaderen heeft meer invloed dan je denkt. Zijn er voldoende faciliteiten? Is er voldoende ruimte en zitten de stoelen prettig? Is er voldoende daglicht? Is het te koud, te warm en is er wel voldoende ventilatie? Welke sfeer ademt de ruimte uit? Veel van deze zaken werken onbewust (en bewust) door in het gedrag van de deelnemers. Voor een geslaagde vergadering kies je dus best de juiste locatie. In onze blog over de 10 belangrijkste factoren voor het kiezen van een geschikte vergaderlocatie, lees je waar je best allemaal rekening mee houdt.