Nieuwigheden bij het Melkhuisje dankzij de tijd die Corona ons gaf
24/06/2020
10 gemakkelijke toprecepten uit de eetbare tuin van het Melkhuisje
26/06/2020

7 tips om goed met je eventlocatie te onderhandelen

onderhandelen met je eventlocatie

De kosten van een event lopen vaak op.  Deze 7 tips helpen je bij het onderhandelen met de locatie waar jij je evenement wilt laten doorgaan. Onderhandelen als een professional kan je heel wat euro’s besparen, dus boek nooit meer een locatie zonder deze slimme tactieken toe te passen.

1. Breng de eventlocatie op de hoogte van je budget

Het voelt misschien niet verstandig om al van bij het begin in je kaarten te laten kijken.  Maar het starten van een onderhandeling door te vermelden wat je budget is, kan erg nuttig zijn. Je kunt vertrouwen en respect krijgen door de contactpersoon van de locatie vanaf het eerste moment als een partner te beschouwen. Door hen om hulp te vragen, inzicht te geven in je budget en je enthousiasme te tonen, zullen ze mee op je kar springen en bereid zijn om met je mee te denken binnen je mogelijkheden.

2. Vergeet je eigen-waarde niet

Organiseerde je al eerder een event? Hiermee kan je laten zien dat je een succesvol event hebt gerund. Geef details over de aanwezigen en hoeveel er is uitgegeven met eventuele rapporten en statistieken. Als je de waarde van je event voor de locatie kunt bewijzen, is de kans groter dat ze je event willen ondersteunen. 

3. Kies een locatie die bij je event past

Krijg meer inzicht in het type evenement waar de locatie zich op wil focussen door de website te lezen en te kijken naar de events die er al plaatsvonden. Misschien zijn het kunstevenementen, livemuziek, wetenschaps- en technologie-evenementen of community-evenementen. Door je hierin te verdiepen kun je beoordelen of jouw evenement past bij het imago van de locatie. Als dat het geval is, leg dan in je openingsgesprek uit waarom je denkt dat je een goede match bent.

4. Wees zo flexibel mogelijk over datum en tijd

Alle locaties hebben periodes van hoge en lage vraag. De kunst is om dit in je voordeel te gebruiken. Als je een drink na het werk organiseert, kun je dat natuurlijk niet op een zondagochtend doen, maar probeer wel zo flexibel mogelijk en ruimdenkend te zijn. Zou het aanpassen van jouw event naar een ontbijtsessie een negatieve impact hebben of zou het eigenlijk wel een goede zaak kunnen zijn? Geef de locatie een aantal data met  jouw voorkeursopties. Of je kan de locatie vragen om je te vertellen welke data ze op hun kalender beschikbaar hebben. 

5. Breng je eigen personeel mee

Het is misschien mogelijk om de kosten te verlagen door je eigen personeel in te schakelen om taken uit te voeren waarvoor de locatie normaal gesproken kosten in rekening brengt. Dit kan personeel zijn voor het opbouwen van de inrichting, serveren,  scannen, bemannen van de garderobe of het beheren van de registratiebalie. Verduidelijk wat jij en jouw medewerkers wel en niet kunnen doen om misverstanden te voorkomen. Het handigste is om hiervoor een draaiboek samen te stellen.

6. Boek meerdere evenementen

Als je regelmatig event organiseert, zullen locaties eerder een deal met je sluiten als ze weten dat het niet eenmalig is. Je kunt ermee instemmen om sommige (of al jouw evenementen) op één locatie te organiseren. Als je niet vaak evenementen organiseert, maar er één hebt dat jaarlijks wordt uitgevoerd, zoals een liefdadigheidsevenement, jaarlijks summit of tentoonstelling, zou je kunnen aanbieden om te tekenen voor meerdere jaren. Een langetermijnverbintenis aangaan met een locatie helpt een relatie op te bouwen waarbij ze steeds een stap verder gaan voor je.

 

7. Maak samen een aantrekkelijke deal

Het gaat niet alleen om wat de locatie jou te bieden heeft. Als je iets terug kunt geven, is de samenwerking een stuk aantrekkelijker voor de locatie. Overweeg of je hen producten of diensten in natura zou kunnen aanbieden. Ook kun je promotie of marketingkansen voor de locatie creëren. Als je een gezamenlijke doelgroep hebt, zou media aandacht eventueel interessant voor de locatie kunnen zijn.

Jill van het Melkhuisje is persoon nummer 1 om mee te sparren over je event.  Geef gerust een seintje: thuis@melkhuisje.be

Notice: Trying to access array offset on value of type null in /www/wp-content/themes/betheme/includes/content-single.php on line 286

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *