9 Tips voor het organiseren van een hersenvriendelijke meeting
Je zou geen marathon lopen zonder de juiste voorbereiding. Je eet al het juiste voedsel in de aanloop naar de wedstrijddag. Je trekt je beste loopschoenen aan. Je afspeellijst? Klaar om te gaan. Bluetooth headset? Opgeladen. Meerdere alarmen? Ingesteld.
Maar als het gaat om cognitieve marathons, behandelen we onze hersenen vaak niet met dezelfde zorg en het respect die ze nodig hebben om te presteren.
De hele dag aan een vergadering deelnemen, kan aanvoelen als een even grote energievreter als een slopende marathon. Wil je dat je deelnemers het maximale uit de grote dag halen? Volg dan deze tips voor breinvriendelijke vergaderingen.
1. Betrek je deelnemers
Er is een oud gezegde dat hersenen werken als ze zijn ingeschakeld. Toch is het in veel vergaderingen heel gemakkelijk om onderuit te zakken. Er wordt niet meer van je hersenen gevraagd dan je ogen open te houden. Hoe voorkom je dat dit gebeurt in de vergaderingen die je plant? Verwerk vragen in je presentaties of verdeel de groep in subgroepen voor meer intieme discussies.
2. Waardering
Er is veel aandacht voor de dopamine reactie die we krijgen van sociale acceptatie en waardering, al horen we daar meestal over in de context van sociale media. Hetzelfde geldt voor vergaderingen. Als mensen zich gewaardeerd voelen, stuurt dat een positief signaal naar de hersenen. Als je een vergadering leidt, is het niet moeilijk om specifieke tijd in te bouwen om mensen te waarderen.
3. Houd het kort
Bij het plannen van vergaderingen is het essentieel te onthouden dat de hersenen informatie moeten verwerken voordat er meer kan worden toegevoegd. Hersendeskundigen adviseren een pauze na 1,5 uur werk om de deelnemers gefocust, fris en productief te houden. Het hoeft niet lang te duren. Slechts tien tot 15 minuten, maar het moet de deelnemers de kans geven om te bewegen. Studies tonen aan dat pauzes de productiviteit en creativiteit verbeteren.
4. Blijf niet gewoon zitten
Van de ene naar de andere sessie gaan, leidt tot gewenning. De hersenen gaan op automatische piloot en nieuw gedeelde informatie wordt minder snel onthouden. Breng de deelnemers in beweging om dit te voorkomen. Laat mensen door de zaal bewegen en nodig ze uit om iets te delen wat ze die dag hebben geleerd. Dit zijn slechts twee manieren om gewenning te doorbreken, het geheugen te verbeteren en een gevoel van verbondenheid te creëren.
5. Alle stijlen aanspreken
Elke persoon heeft een unieke manier om aandacht te besteden en geconcentreerd te blijven, maar ook om dingen te begrijpen en helder te krijgen. Hiermee hou je best rekening bij het plannen van vergaderingen. Denk aan alle verschillende informatieverwerkingsstijlen in de zaal. Ze kunnen visueel, auditief of tactiel zijn. Zorg ervoor dat ze allemaal aan bod komen.
6. Verander
Studies hebben aangetoond dat de gemiddelde persoon ongeveer 20 minuten kan opletten tijdens een vergadering voordat hij of zij begint te verslappen. Na 20 minuten is het raadzaam om de spreker te veranderen of de opzet van de vergadering aan te passen.
7. Voedt de hersenen
Voeding is een uitstekend middel om breinvriendelijke vergaderingen te organiseren. De juiste keuze van voeding, kan de deelnemers helpen zich te concentreren, bij de les te blijven en de hele dag energiek te zijn.
Vermijd zetmeel en suikers bij het ontbijt, die de bloedsuikerspiegel gedurende de dag in gevaar brengen. Zorg in plaats daarvan voor complexe koolhydraten, weinig vet, voedsel met een lage glycemische index en voldoende eiwitten.
De lunch maak je best licht. Als je alertheid en helder denken nodig hebt, stimuleer de hersenen dan met een balans tussen veel eiwitten en weinig koolhydraten. Serveer tijdens de middagpauze fruit en wat eiwitten om hersen uitputting en mentale vermoeidheid tegen te gaan. Zorg dat er de hele dag door water is, want hydratatie is essentieel voor gezonde hersenen.
8. Laat de zon binnen
Verlichting speelt een grote rol in iemands gemoedstoestand en is van groot belang voor een breinvriendelijke vergadering. Denk aan omgevingen waar je hersenen vrolijk aan het werk zijn. Misschien is dat buiten, in een kleurrijke kamer, of gewoon een ruimte met ramen.
9. Stick to the plan
De hersenen houden van zekerheid. Stuur een duidelijke agenda over wat de vergadering moet bereiken en houd je aan die agenda. Een tijdwaarnemer helpt om de agenda op schema te houden, waardoor mensen en hun hersenen vooruitgang zien en zich engageren in het proces.
Het organiseren van hersenvriendelijke vergaderingen, heeft niets te maken met ‘een watje zijn’, of ‘overgevoelig zijn’, of wat voor oordeel dan ook. Het gaat over zorgen voor jezelf en voor de ander. Terwijl jullie op die manier voor elkaar zorgen, zorgt het Melkhuisje voor de juiste omkadering en een vlotte ondersteuning.