boost je business met off-site meetings
Een off-site meeting is een vergadering die wordt gehouden op een andere plek, weg van de normale werkomgeving. Vaak worden hier hotels, gespecialiseerde vergaderruimten of conferentiecentra voor aangeschreven, al ontbreekt het bij deze locaties vaak aan een inspirerend kader.
Wat zijn de voordelen van off-site meetings?
Er zijn heel wat redenen waarom het hosten van een vergadering op locatie, de kwaliteit van je vergadering kan verhogen.
Verhoogde concentratie en focus
Wanneer deelnemers van een vergadering elkaar buiten het kantoor ontmoeten, heeft dit een zeer positief effect op de algemene concentratie in de groep. Dit maakt off-site meeting het ideale concept voor vergaderingen waarin belangrijke beslissingen moeten genomen worden of waarin cruciale zaken overwogen moeten worden.
Betere toegang tot verschillende faciliteiten
Kwaliteitsvolle vergaderzalen zijn uitgerust met alles wat je nodig hebt voor een vlotte en succesvolle vergadering. Daarom verlopen externe vergaderingen vaak efficiënter, zijn ze productiever en gemakkelijker te dirigeren.
Verhoogde productiviteit en creativiteit
Creativiteit en productiviteit nemen toe wanneer mensen zich in nieuwe, inspirerende ruimtes bevinden. Dit maakt off-site meetings bijzonder nuttig voor het genereren van nieuwe ideeën tijdens een brainstormsessie en het afronden van beslissingen.
Verbeterde relaties tussen collega's
Off-site meetings worden vaak gebruikt om mensen van verschillende afdelingen bij elkaar te brengen. Op ‘neutraal’ terrein zijn mensen doorgaans vlotter in het verbinden met elkaar. Ze voelen zich prettiger en zijn veel meer geneigd om elkaar te willen leren kennen. Dit kan op zijn beurt een vergadering veel effectiever maken.
Plan je off-site meeting
Bij het plannen van een off-site meeting zijn er een paar dingen waar je rekening mee moet houden, omdat die zaken toch verschillen van een planning on-site.
Kosten vergaderruimte
Hoeveel ben je bereid te investeren in een externe locatie? Als je eenmaal een budget hebt, zorg er dan voor dat je een vergaderruimte vindt die aan al je wensen voldoet. Wil je catering, parking, audiovisuele apparatuur? Stel vast wat je nodig hebt, anders betaal je voor een ruimte die je niet helpt bij het gewenste resultaat.
Locatie en toegang
Het is erg belangrijk om de ruimte voor de vergadering goed te hebben. Bijeenkomsten op een andere locatie moeten gemakkelijk toegankelijk zijn, zowel wat betreft het openbaar vervoer als de algemene bereikbaarheid. Gratis parking is eigenlijk ook een must als je een dag extern wilt vergaderen. Anders moet je ook die kosten nog in het budget voorzien.
Catering
Afhankelijk van het type bijeenkomst dat je organiseert, wil je wellicht ook catering. Het verzorgen van lunch voor vergaderingen van een dag houdt de aanwezigen ook één plek en helpt de vergadering op schema te houden. De breaks in de ochtend en de middag zijn goed om de productiviteit scherp te houden. Kleine versnaperingen zoals snoepjes en fruit stimuleren dan weer de creativiteit.
Tijd en middelen
Bepaal vooraf de faciliteiten die je nodig hebt voor je vergadering. Van projector tot en met adapters en notitiemateriaal: maak een lijst en zorg dat je alles hebt wat je nodig hebt op de locatie. Ben je wat vergeten? Een kwaliteitsvolle off-site meeting locatie kan je meestal wel uit de nood helpen met essentiële dingen.
Faciliteiten
Het kan zijn dat je bedrijfsverzekering incidenten tijdens outdoor meetings op locatie niet covert. Zeker even checken vooraf. Gewoon om zeker te zijn. Maar normaal gezien heeft een off-site locatie ook een degelijke verzekering.
Doel en resultaat
Zoals bij alle vergaderingen is het cruciaal dat je een duidelijk doel en resultaat vastlegt. Dit is eens zo belangrijk bij het plannen van een off-site meeting, omdat je in dat geval moet betalen om een locatie te huren. Zorg er dus voor dat je een duidelijk te bereiken doel hebt, zodat de investering gerechtvaardigd is.
Kies je off-site meeting locatie
Het kiezen van de juiste off-site meetinglocatie is essentieel om de juiste sfeer te creëren. Een goede locatiekeuze helpt je bedrijf verder om de doelstellingen van de vergadering te bereiken. Ga dus een stapje verder bij het kiezen van je locatie. Probeer een locatie met persoonlijkheid en karakter te vinden in plaats van een eenvoudige en zielloze ontmoetingsruimte. Mensen uit het kantoor halen en in een meer stimulerende omgeving brengen, zal veel inspirerender werken en het succes van de vergadering ten goede komen. Het is ook belangrijk dat je een locatie kiest die privé is, zodat je je kan concentreren zonder enige afleiding.
Off-site meeting checklist
Om je te helpen bij het plannen en uitvoeren van je off-site meeting, hebben we een checklist samengesteld. Hiermee haal je het beste uit je off-site beleving:
-
• Houd de groepen zo klein mogelijk. Een ideaal aantal is ergens tussen de 5-10 personen. Zorg ervoor dat de aanwezigen essentieel zijn voor het resultaat van de bijeenkomst.
• Bepaal de agenda een week voor de vergadering en verspreid deze onder de aanwezigen. Dit geeft mensen de kans om van tevoren over de punten na te denken en zorgt voor meer betrokkenheid op de dag zelf.
• Vermijd een overvolle agenda. Kies in plaats daarvan een belangrijk aandachtsgebied en blijf daarbij als het belangrijkste onderwerp van je vergadering.
• Zorg ervoor dat aankomst snel en soepel verloopt, zodat je aan de slag kunt van zodra alle mensen er zijn.
• Maak je vergadering leuk en boeiend. Plan een aantal groepsactiviteiten zodat iedereen kan samenwerken.
• Maak goede aantekeningen tijdens de vergadering, zodat alles achteraf verder kan uitgewerkt worden.
• Wanneer je terugkeert naar kantoor, maak dan een lijst met acties die moeten worden ondernomen als gevolg van de vergadering. Geef dit vervolgens met specifieke instructies door aan iedereen die de vergadering heeft bijgewoond
Het Melkhuisje biedt je een mooie omgeving voor je off-site meeting. Met alle nodige faciliteiten en onze persoonlijke aanpak, helpen we mee aan een succesvolle en inspirerende dag. Doe de babbel: via onze website, 0472 58 79 96 of thuis@melkhuisje.be