De beste strategie voor
jouw hybride event
In een tijd waarin afstand regeert, moet je creatief omgaan met deze afstand. Een hybride event is één van die creatieve manieren. Een event waarin de fysieke en de virtuele wereld samenkomen. Om die twee werelden op de juiste manier met elkaar te verbinden, is het van essentieel belang dat je de juiste hybride event strategie bepaalt. Hoe je zo’n strategie bepaalt en welke vragen je jezelf moet stellen? Het Melkhuisje vertelt het je graag!
Het Melkhuisje & Hybride events
Dat wij van alle markten thuis zijn als het gaat om zakelijke bijeenkomsten, was vast bekend en anders ben je nu helemaal mee in ons verhaal. Maar wist je ook dat wij jou kunnen helpen met het opzetten van een hybride event? Een goede strategie is key, juist omdat hybride gaat over twee werelden die je samen moet brengen.
De tweedeling van een hybride event
Een hybride event bestaat uit twee verschillende aanvliegroutes. In die zin organiseer je twee evenementen als je kiest voor deze manier. Je hebt als organisator te maken met twee doelgroepen, met twee doelstellingen en met twee verschillende ervaringen vanuit je doelgroep. Hoe bedien je beide doelgroepen op een kwalitatieve manier en hoe zorg je ervoor dat de twee groepen zich ondanks de afstand wel met elkaar verbonden voelen? Hoe zorg je ervoor dat beide groepen het idee hebben dat zij onderdeel zijn geweest van dezelfde bijeenkomst? Het is een leuke uitdaging en wij stellen voor om te beginnen met de belangrijke vragen.
- Welke mensen komen naar de locatie en wie blijft er thuis?
- Welke beleving willen we iedereen meegeven en hoe pakken we dat aan met de twee groepen?
- Wat zijn de doelstellingen voor de twee groepen?
- En vooral: wat kunnen we doen om de online en live groep moeiteloos met elkaar te laten verbinden?
De magie van de echte wereld
Laten we eerlijk zijn: de echte wereld is mooier dan de virtuele. Elkaar live zien heeft meer waarde. Naar een spreker luisteren in dezelfde ruimte is prettiger. De live ervaring zal bij hybride events meer een complete beleving zijn dan de virtuele en daarmee geef je de live aanwezige gasten een stukje exclusiviteit. Dit kun je als organisator van de hybride vergadering gebruiken bij de selectie en activatie van de live aanwezigen. Zij krijgen een unieke en complete beleving, jij krijgt gasten die iets bijdragen aan jouw doelstelling.
Stel jezelf de juiste vragen
Om de juiste tweedeling te maken voor de online en fysiek aanwezige gasten, is het goed om antwoord te krijgen op een aantal vragen:
- Is er een netwerkstrategie waarmee jij rekening moet houden vanuit de organisatie waar je werkt?
- Wat wil je je gasten brengen en wat kunnen de aanwezigen jou brengen?
- Dien jij de tweedeling te maken tussen live en virtueel of maakt dit minder uit?
- Hoeveel plekken zijn er beschikbaar voor de live aanwezigen en is er een limiet voor de online aanwezigen?
- Wat is de meerwaarde voor de live aanwezigen?
- Wat zijn de kosten voor de verschillende events (online en fysiek).
Welk model past bij jouw hybride event?
Als je weet wat je wil, wie jouw doelgroepen zijn en hoe je de tweedeling maakt, is het tijd om te bepalen welk type hybride event passend is.
Community based model
Gaat het bij jouw hybride event om het verbinden van mensen? Van kopers en verkopers bijvoorbeeld? Kies dan voor een community based model. Je organiseert bijvoorbeeld eens per jaar een groot live event waarin vraag en aanbod bij elkaar komt. Daarna wordt met een serie virtuele events ingezoomd op bepaalde producten. Gasten krijgen een membership en hiermee krijgen zij toegang tot verschillende online events als group meetings of één-op-één meetings. De community staat in dit model centraal en moet voor alle leden voelbaar zijn.
Global digital model
Ideaal voor als je grote groepen (uit verschillende landen) wilt bereiken. Er wordt een fysieke meeting georganiseerd. Parallel hieraan worden online events georganiseerd toegespitst op een bepaalde regio met sprekers van daar. Er wordt gebruik gemaakt van vertalers en moderators om live en niet-live met elkaar te verbinden. Het is één geheel maar toch wordt er ingezoomd op verschillende (online) doelgroepen en wordt de materie hierop aangepast om het toegankelijk te maken.
Networking focused model
Een hybride model dat heel erg de focus legt op het aanboren van nieuwe business en het vergroten van netwerken. Er wordt een live event georganiseerd voor een selectief groepje mensen wat ook online te volgen is. Voor en na dit event worden online series uitgerold waarmee mensen kunnen werken aan hun netwerk. Ook kunnen zij gebruik maken van online mogelijkheden voor trainingen en workshops.
VIP Experience model
Een model waarin ‘exclusiviteit’ en ‘premium’ de kernwoorden zijn. Hoe groter jouw investering, hoe meer extra’s je krijgt. Zowel tijdens een groot live event als online. Je kunt toegang krijgen tot exclusieve content, trainingen of workshops. Ook zijn er sponsormogelijkheden voor geïnteresseerden. De één haalt dus veel meer uit een hybride event dan de ander mits ervoor wordt betaald.
Voor de juiste strategie voor je hybride event is het belangrijk dat je weet welk model bij jouw event past. Zo hou je de stappen voor jezelf logisch en weet je al in een vroeg stadium hoe je om moet gaan met de invulling voor je event en de selectie van je doelgroep.
Tips & tricks
Anders nog? Jazeker! Het Melkhuisje zou het Melkhuisje niet zijn als we niet met wat tips & tricks op de proppen zouden komen. Hierbij!
- Investeer in de kwaliteit van je techniek. Een goede presentatie, een betrouwbare laptop en een sterk WiFi-signaal. Jouw hybride event valt of staat met de juiste verbinding;
- Zorg ervoor dat jouw online gasten betrokken worden bij het live event. Verplaats je in de online kijker en haal de juiste middelen en mensen in huis om het voor hen echt toegankelijk te maken. Maak bijvoorbeeld gebruik van vertalers en moderators die vragen bundelen en een live chat bijhouden;
- Voorkom dat het saai wordt en maak gebruik van tools die de informatie voor je doelgroep uitdagender maken. Denk aan een quiz die online gemaakt kan worden;
- Neem de tijd voor je hybride event zodat je zeker weet dat je je doelgroep(en) goed kunt bedienen vanuit verschillende invalshoeken.