De nieuwste vergadertrends van 2023

We hebben de meest actuele vergadertrends van 2023 gespot en hebben ze verzameld in deze blog.

Vergadertrend 1: Asynchroon vergaderen

De vergadertrend asynchroon vergaderen is versneld door het feit dat we weinig fysiek konden vergaderen in de afgelopen jaren. Bij een asynchrone vergadering leveren alle deelnemers ruim voorafgaand aan de vergadering hun input op de vergadering. Wanneer iedereen elkaars input voor de vergadering goed doorneemt, kan blijken dat één of meerdere agendapunten niet meer besproken hoeven te worden tijdens de vergadering. Op deze manier zorgt asynchroon vergaderen voor een veel efficiënter vergader proces.

Vergadertrend 2: Minder vergaderen

De publieke opinie omtrent vergaderen wordt steeds negatiever. Dit is een gevolg van vele onnodige en inefficiënte vergaderingen die worden georganiseerd. Bedrijven en organisaties gaan steeds kritischer naar vergaderingen kijken: is deze vergadering daadwerkelijk nodig en wiens aanwezigheid is noodzakelijk? Een ontwikkeling die wij zeker toejuichen! We zijn benieuwd of deze trend zich doorzet of dat de psychologische valkuilen te groot zijn.

Vergadertrend 3: Maatschappelijk verantwoord vergaderen

Veel bedrijven zetten steeds meer in op maatschappelijk verantwoord ondernemen. MVO gaat een steeds prominentere rol spelen binnen bedrijven, vanzelfsprekend dus ook tijdens vergaderingen. Onder andere in de vorm van: thema’s, stellingen of infomomenten om op die manier milieubewust ondernemen, werken én leven nog verder onder de aandacht te brengen. Een paar voorbeelden: papierloos vergaderen, gebruik maken van het openbaar vervoer, je schermhelderheid lager zetten en kiezen voor een duurzame vergaderlocatie waarvan het interieur is gemaakt van gerecyclede materialen.

Vergadertrend 4: Staand vergaderen

Met de afgelopen corona jaren, werden we ons sterk bewust wat de gezondheidsrisico’s zijn die een verkeerde werkhouding met zich meebrengt. Rugklachten zijn de afgelopen jaren flink gestegen. Te weinig lichaamsbeweging, door het thuiswerken, ligt hiervoor aan de basis. Deze opkomende trend van staand vergaderen mag niet ontbreken in de vergadertrends voor 2023. Deze simpele vergadertrend kan veel klachten voorkomen, schuif je stoel dus wat vaker weg!

Vergadertrend 5: Volledige beleving

Full experience meeting. Steeds vaker zien we bedrijven die aandacht besteden aan de beleving. Ze proberen tijdens de meeting een bepaalde beleving over te brengen die alleszeggend is over het onderwerp waardoor de slaagkansen groter zijn én de betrokkenheid hoger is. Een vergaderlocatie die deze beleving ondersteund is dan van onschatbare waarde.

Vergadertrend 6: De tablet als onmisbare vergadertool

Ongeveer een derde van alle Belgische bedrijven met minimaal 50 medewerkers kiest ervoor om tablets beschikbaar te stellen voor zakelijk gebruik. Een tablet is een krachtig toestel welke het in principe mogelijk maakt om overal en altijd mobiel te werken (zolang er maar internet beschikbaar is). Wist je echter ook dat een tablet tegenwoordig steeds vaker onmisbaar is om te vergaderen?

Vergadertrend 7: Het gebruik van out-of-the-box vergaderlocaties

Het gebeurt steeds vaker dat bedrijven verrassen met hun vergaderlocatie. Het zou dan ook niet alleen op vlak van inspiratie, maar ook voor wat de productiviteit betreft interessant zijn om eens uit te wijken naar een niet alledaagse of vertrouwde vergaderlocatie. Dit is wellicht één van de meest opvallende ontwikkelingen op vlak van vergadertrends van de voorbije periode. Dat de omgeving waarin er wordt vergaderd in de praktijk (bijzonder) inspirerend kan werken, wordt bewezen door grote bedrijven zoals Apple en Google. Zij staan dan ook bekend om hun bijzondere, innovatieve en bovendien ook inspirerende werk- en vergaderplekken.

Vergadertrend 8: Flexibel vergaderen

Eén van de op financieel vlak meest interessante trends als het op vergaderen aankomt, is terug te vinden in het feit dat er steeds vaker voor wordt gekozen om op flexibele wijze vergaderingen in te vullen. Onderzoeken die werden uitgevoerd hebben aangetoond dat managers zomaar even gemiddeld 40 procent van hun werktijd besteden aan het bijwonen van vergaderingen. Topmanagers vergaderen zelfs nog vaker, tot gemiddeld 75 procent van hun volledige werktijd. De tijd die vergaderen op deze manier in beslag neemt kost nationaal al gauw een paar slordige miljarden euro’s. Er wordt daarom steeds vaker voor gekozen om vergaderingen bij te laten wonen door personen die echt betrekking hebben tot het onderwerp dat wordt aangekaart, anderen stappen flexibel (online) in.

Vergadertrend 9: Oplossingsgericht vergaderen

Niet alleen de omkadering van vergaderen is door de jaren heen stevig onderhevig geweest aan allerhande trends. Denk ook aan de daadwerkelijke invulling die aan vergaderingen wordt gegeven: het oplossingsgericht vergaderen. Dit is een stelselmatig populairder wordende methode om vraagstukken te behandelen tijdens het vergaderen. In plaats van continu de focus te leggen op het probleem waarvan sprake is wordt er gekeken naar wat de meest optimale situatie zou kunnen zijn binnen het vraagstuk dat zich stelt. Je kan tijdens het vergaderen samen met de andere aanwezigen gaan brainstormen over hoe je beetje bij beetje verder kan toewerken naar de meest ideale situatie.

Op deze manier zal er een positieve denkwijze ontstaan met als gevolg dus ook een positieve sfeer. Het hanteren van zo’n oplossingsgerichte methode zorgt er in de praktijk voor dat er vooruit kan worden gedacht in plaats van langdurig in het probleem in kwestie te blijven hangen. Steeds meer bedrijven kiezen er bewust voor om gestelde vraagstukken op deze manier te behandelen waardoor we ook dit een van de meest actuele vergadertrends van het moment kunnen noemen.

Vergaderen in het Melkhuisje

Of je in het komende jaar nu meer oplossingsgericht wilt gaan vergaderen, op zoek bent naar die totaalbeleving of je wilt wagen aan een staande vergadering, het Melkhuisje biedt je allerhande oplossingen die jouw vergadering omkadert met de nodige professionaliteit, kwaliteit en authenticiteit.

Je kan het Melkhuisje altijd vrijblijvend reserveren of een mailtje sturen met vragen!