De ultieme kick-off meeting checklist

Bepaal eerst doel, doelgroep en opzet

De eerste stap van de meeting checklist is vaststellen wat het doel, de doelgroep en het opzet van de kick-off meeting is. Het is de basis waar de rest van de vergadering op zal gebouwd worden. Daarom is deze eerste stap veruit de belangrijkste van heel de meeting checklist.

Bepaal het budget

• Vraag je manager naar het budget 
• Stel een realistisch budget op en orden het budget ook volgens posten zodat je het overzicht bewaart:
  • Functioneel: op basis van de onderdelen en activiteiten
  • Variabele en vaste kosten: (on-)afhankelijk van het aantal gasten 
  • Checklist van mogelijke kostenposten: 
    • Administratieve en organisatorische opvolging
    • Amusement
    • Attenties
    • Audiovisuele middelen en assistentie
    • Banners
    • Beveiliging
    • Bewegwijzering
    • Bijdrage SABAM
    • Bloemen/groenvoorziening
    • Catering
    • Copywriters/vertalers
    • Decoraties
    • Displays
    • Drukwerk (ook: copy en grafische vormgeving)
    • Fotograaf en foto-/videoreportage
    • Garderobe
    • Gasten
    • Hostesses
    • Huur locatie
    • Informatiemateriaal
    • Inschrijving
    • Meubilair/inrichtingskosten
    • Organisatiekosten (intern en ook extern)
    • Overnachtingskosten
    • Parkeerhulp/-kosten
    • Post onvoorzien
    • Presentatie (opstellen, rondsturen / posten op SlideShare)
    • Promotiekosten
    • Schoonmaak
    • Sprekers
    • Technische voorzieningen
    • Vergunningen
    • Vervoer
    • Verwarming
    • Verzekeringen
    • Websites (ontwikkeling, content, opvolging) ter ondersteuning van aankondiging programma
    • Uitnodiging

organiseer je zelf of besteed je uit?

Bepaal de datum

• Ben je flexibel in functie van de beschikbaarheid van locatie of deelnemers?
• Overweeg eerst een rondvraag naar de deelnemers (bij een kleine groep)
• Moet het event op een bepaald tijdstip plaatsvinden. Kondig het dan zeker 5 weken op voorhand aan.

Bepaal de deelnemers en nodig uit

• Stel een lijst van genodigden op. 
  • Denk ook aan minder voor de hand liggende partijen zoals aandeelhouders, partners, gedetacheerde medewerkers, uitzendkrachten, freelancers, omwonenden, …
  • Vraag hulp aan de HR-dienst, accountmanager van het project, de marketingafdeling.
• Verzamel adresgegevens
• Bepaal hoe de uitnodiging te verzenden, bijvoorbeeld: Save-the-date via mail, zend uitnodiging per post/e-mail, mail een reminder of telefoneer
• Registreren
  • Wat is de deadline om zich in te schrijven?
  • Worden er nadien reminders gestuurd?
  • Hoe moeten deelnemers inschrijven of aanwezigheid bevestigen? 
  • Wie volgt op zodat alles in orde is en de deelnemers op de hoogte blijven? 

wie zijn de sprekers?

• Bekijk wie:
  • de key note speech doet, 
  • de andere sprekers zijn,
  • het programma presenteert,
  • in welke taal de presentaties gebeuren, bijvoorbeeld tweetalige of Engelstalige speech of beurtelings in Nederlands en Frans.
• Externe sprekers? 
  • Implementeren van nieuwe werkwijze? Nodig een ervaringsdeskundige uit
  • Complexe materie? Nodig een expert uit om het onderwerp toe te lichten 
• Maak eerst een korte beschrijving van de presentatie en een voorstelling van de sprekers 
  • Stuur alle sprekers dezelfde vragenlijst zodat ze zich kunnen voorbereiden
• Vraag lesmateriaal of presentaties tijdig op, dan is dat zeker in orde
• Check technische compatibiliteit voordat je toezegt

Bepaal de meest geschikte locatie

• Verzamel de vereisten
  • Aparte ruimtes met verschillende groottes? 
  • Aula of toch liever lege ruimte?
  • Ruimte op de gelijkvloers of eerder op een hogere verdieping? 
• Stel checklist van voorzieningen op
  • Wat moet aanwezig zijn? Denk aan meubilair, audiovisueel materiaal, flipovers, banners en/of displays, … 
• Zoek een gemakkelijk bereikbare plek zodat die toegankelijk is voor iedereen 
  • Stuur routebeschrijving (auto/ openbaar vervoer)
  • Eventueel shuttle service voorzien? 
  • Geef de mogelijkheid om te carpoolen bijvoorbeeld via intranet, mailadressen, WhatsApp groepen,…
• Voorzie parkeermogelijkheden, ook voor elektrische of hybride wagens als dat nodig is.
• Kies een type locatie dat bij de organisatie, genodigden en ook het doel van de meeting past.
  • Welke zaalopstelling vereist de presentatie?
  • Welke boodschap wil je uitdragen? 

voorzie een presentatie

• Zorg voor hand-outs en mappen voor alle deelnemers ofwel op voorhand digitaal bezorgen
• Creëer een map in de Sharepoint-file voor de presentatie, de procedures, de te volgen project planning of templates die gezamenlijk gebruikt moeten worden zodat iedereen er makkelijk aan kan
• Zet de presentatie ook op SlideShare en deel de link via mail

Stel de agenda op

• Voorzie voldoende ruimte voor debat en/of vraag en antwoord
• Stuur agenda en meeting materiaal naar alle deelnemers
  • Vraag deelnemers eventueel om zich voor te bereiden 
  • Stuur werkdocumenten mee, bijvoorbeeld voorlopige projectplanning

bepaal de catering

• Welke cateraar kies je? 
  • Die van de locatie?
  • Je eigen restaurant keuze? 
• Wat heb je nodig? 
  • Alleen koffie bij het onthaal?
  • Of ook lunch?
  • Eventueel een receptie na de meeting?
• Zijn er bijzondere dieetvereisten zoals bijvoorbeeld vegetarisch, veganistisch of glutenvrij?

Maak een draaiboek

• Maak teamlijst: 
  • Noteer namen en contactgegevens van organiserende medewerkers 
  • Stuur deze dan naar alle teamleden door
• Stel twee draaiboeken op en update ze ook geregeld 
  • Beknopt voor leveranciers
  • Gedetailleerd voor teamleden met vier kolommen: tijd, plaats, activiteit/actie, verantwoordelijke per onderdeel en/of leverancier
• Maak een retroplanning voor elk van de onderdelen 
• Zet draaiboek in een gedeelde online omgeving zoals Sharepoint
• Houd de nodige operationele vergaderingen met team en leveranciers 

Nog een paar kleine to do’s na je kick-off meeting

• Maak teamlijst: 
  • Noteer namen en contactgegevens van organiserende medewerkers 
  • Stuur deze dan naar alle teamleden door
• Stel twee draaiboeken op en update ze ook geregeld 
  • Beknopt voor leveranciers
  • Gedetailleerd voor teamleden met vier kolommen: tijd, plaats, activiteit/actie, verantwoordelijke per onderdeel en/of leverancier
• Maak een retroplanning voor elk van de onderdelen 
• Zet draaiboek in een gedeelde online omgeving zoals Sharepoint
• Houd de nodige operationele vergaderingen met team en leveranciers 

Ben je benieuwd hoe je moet garanderen dat een vergadering productief is? Met deze 15 tips voor een geslaagde vergadering lukt het jullie zeker!

Hopelijk helpt deze meeting checklist met het organiseren van een geweldige kick-off. Heb je nog hulp nodig met het zoeken van een goede vergaderlocatie? Lees dan zeker onze blog over de 10 factoren bij het kiezen van een geschikte vergaderlocatie. Of reserveer het Melkhuisje, volledig vrijblijvend!

Wil je samen brainstormen voor ideeën of het Melkhuisje bezoeken? Contacteer ons via mail of via de website. Wees welkom!