FOMO bij vergaderingen reduceren tot het minimum
Iedereen heeft een hekel aan vergaderingen. Te veel vergaderingen bijwonen kan zeer stressvol en vermoeiend zijn. Zowel de productiviteit als de kwaliteit krijgen een klap wanneer werknemers afhaken, gedemotiveerd raken en waardevolle werktijd verliezen. Het is dan ook geen verrassing dat managers in een onderzoek* melden dat 83% van de vergaderingen op hun agenda onproductief zijn, en dat professionals in de VS vergaderingen als de ‘nummer één productiviteit killer op kantoor’ bestempelen.
Eén van de meest voorkomende redenen waarom we te veel vergaderen, is FOMO, ofwel ‘the Fear of Missing Out’. We zijn bang dat onze collega’s ons zullen veroordelen – of erger nog, ons zullen vergeten – als we niet op elke uitnodiging ingaan. Diepgewortelde normen over wat het betekent om een ‘ideale werknemer’ te zijn, leiden ertoe dat we aanwezigheid gelijkstellen aan productiviteit. En deze veronderstelling wordt versterkt wanneer je podium tijd gebruikt als een substituut voor betrokkenheid, of wanneer je de mening van afwezige werknemers niet vertegenwoordigt tijdens de vergadering.
Hoewel het in de eerste plaats aan managers is om dit schadelijke gedrag te vermijden, kunnen werknemers deze angsten overwinnen door manieren te vinden om hun waarde te tonen buiten vergaderingen om. Je kan je bijvoorbeeld meer betrokken voelen door een uitnodiging voor een vergadering af te slaan en je inbreng vóór de vergadering te geven, of door achteraf contact op te nemen met de organisator van de vergadering.
Interessant is dat FOMO niet beperkt blijft tot de deelnemers – het kan ook de organisatoren treffen. Als je een vergadering leidt, bedenk dan dat iemand ‘niet’ uitnodigen geen belediging is als de vergadering voor hen niet relevant is. Het is eigenlijk respectvoller om te erkennen dat een vergadering tijdverspilling is. Overweeg om mensen vooraf om advies te vragen, en neem achteraf contact op met de belangrijkste betrokkenen om er zeker van te zijn dat ze de informatie hebben die ze nodig hebben, zonder dat ze aan het hele gesprek moeten deelnemen.
Daarnaast is het aan jou, als leider van de vergadering, om je steentje bij te dragen aan het wegnemen van de FOMO-bezwaren van de deelnemers. Communiceer duidelijk wanneer een uitnodiging optioneel is. Als sommige medewerkers niet worden uitgenodigd, maak dan duidelijk dat je hun advies waardeert, en dat je ze alleen van de lijst hebt gehouden omdat je denkt dat hun tijd beter aan andere prioriteiten kan worden besteed. Het belangrijkste is dat je ervoor zorgt dat je het bijwonen van vergaderingen niet gebruikt als een substituut voor betrokkenheid (bewust of onbewust). Onderzoek heeft namelijk uitgewezen dat de meest productieve werknemers minder vergaderingen bijwonen en hun agenda’s blokkeren voor diepgaand werk.
Tot slot is zelf een voorbeeld geven van gezonde betrokkenheid, de beste manier om je team te helpen het FOMO van vergaderingen te overwinnen. Om je team aan te moedigen om onnodige vergaderingen af te wijzen, moet je zelf zichtbaar vergaderingen afwijzen. Om mensen aan te moedigen diepgaande aandacht te blokkeren, doe je dat zelf – en maak je dat openbaar.