Vijf tips voor event budgettering
Een onbeperkt budget om de perfecte beleving te creëren. Welke event planner droomt hier niet van deze ideale wereld? Helaas, in realiteit moeten event planners zich aan hun budget houden zodat ze niet zonder geld komen te zitten en hun klant ontevreden wordt.
Budgetteren is een vaardigheid die elke succesvolle event planner zal leren en er zijn een aantal beproefde strategieën die elke event planner moet kennen om de kunst van het budgetteren te perfectioneren. Hier zijn verschillende strategieën voor effectief budgetteren:
Wat moet je doen om binnen het budget te blijven?
Stel je klant zoveel mogelijk vragen
Hoe eerder je dit doet, hoe beter, zodat je de verwachtingen van je klant goed kan inschatten en beheren. De kans is groot dat de klant perfectie in gedachten heeft, wat prima is. Maar het is aan jou om de klant te leren wat realistisch is binnen het budget. Als event planner moet je de klant veel vragen stellen en samen bepalen wat haalbaar is om de realiteit van het evenement zo goed mogelijk af te stemmen op wat de klant wil.
Maak een lijst van verwachte kosten en werk het budget regelmatig bij
Hopelijk heb je ervaring met het werken aan een soortgelijk evenement, zodat je een idee hebt hoe je de uitgaven kunt budgetteren. De locatie van het event, catering, schoonmaakpersoneel en technologie zijn slechts enkele van de kosten die je aan je budget kunt toevoegen. Als je offertes krijgt en bestellingen plaatst, moet je het budget aanpassen aan de kosten en nadenken of je op schema zit of dat je wijzigingen moet aanbrengen. Zo kan je bijvoorbeeld via de website van Eventplanner veel verschillende locaties bekijken en rechtstreeks een offerte aanvragen, ook het Melkhuisje!
Vraag een paar offertes aan bij verschillende leveranciers
Als je een leverancier hebt waar je regelmatig mee werkt, is het goed om die in te huren, vooral als je een goede verstandhouding hebt en ze goed werk leveren. Maar door offertes bij meer dan één aanbieder op te vragen, kan je geld besparen. En bovendien houdt het je scherp.
Denk out-of-the-box
Het is leuk en uitdagend om ook eens een kijkje te nemen in het aanbod van niet-traditionele eventlocaties. Deze locaties zijn vaak gunstiger geprijsd en zullen je gasten ongetwijfeld een grotere totaalbeleving geven.
Geef jezelf een beetje speling
Elke event planner zal je vertellen dat geen enkel evenement perfect verloopt. Geef jezelf een kleine buffer (10% is een goed getal) om rekening te houden met eventuele onverwachte kosten, waardoor je buiten je budget zou kunnen vallen.
Reserveer het Melkhuisje volledig vrijblijvend voor jouw event, wij denken graag met je mee.
Heb je nog een beetje extra hulp nodig? Bestel dan zeker het boek van Eventplanner, geschreven door Kevin Van der Straeten met medewerking van tientallen professionals uit de eventsector en docenten eventmanagement. Het is de holy bible voor eventmanagement!